Après avoir intégré un BTS tourisme en rentrant en France, j'ai choisi d'effectuer mon second stage de Mai-Juin chez WEP. En effet, chaque année, durant la période pré WEO, l'organisme de séjours linguistiques recherche des stagiaires afin d'aider à l'organisation de ce grand événement. J'ai donc pu me voir attribuer deux fonctions : assistante événementiel, avant le WEO, et assistante gestionnaire de dossiers & suivi des participants, à mon retour à Lyon. J'ai occupé cette fonction au sein du service "Outbound", qui consiste à faire partir les français à l'étranger, tout en découvrant le service "Inbound", recevant des Weppiens du monde entier.
Assistante événementiel
La première semaine de mon stage a consisté à aider à l'organisation du week-end d'orientation (WEO). Celui-ci permet à tous les weppiens de la promo annuelle de se retrouver,
toutes destinations et durées de séjours confondues, pour échanger et obtenir des réponses à leurs questions lors d'ateliers thématiques.
Mes missions ont été (avant et pendant l'événement) :
- Aider la stagiaire en communication à peaufiner l'organisation de la soirée Olympiades
- Mettre à jour les informations des participants et informations logistiques (sur Excel)
- Mobilisation et préparation du matériel nécessaire au WEO
- Répartition des participants par groupe et par chambre
- Animation d'ateliers auprès du groupe Australie/Nouvelle-Zélande et responsabilité de ce groupe pendant le week-end
- Animation de la soirée Olympiades.
J'ai été ravie de cette première expérience en événementiel ! Elle m'a permis d'assumer des responsabilités auprès d'un groupe, d'apprendre à anticiper, d'être plus organisée et de savoir faire face à des aléas sur place. J'ai beaucoup apprécié le contact avec les participants et leur faire part de mon expérience. L'ambiance était excellente, c'était très épanouissant professionnellement !
Assistante gestionnaire de dossiers et suivi des participants
Les trois semaines qui ont suivi le WEO m'en ont appris davantage sur l'envers du décor de l'organisation de nos séjours à l'étranger.
J'ai effectué des missions variées avec un poste très polyvalent, dans
lequel j'ai pu :
- Participer à l'organisation des séjours en découvrant le logiciel de WEP (billets d'avion, VISA, suivi des dossiers)
- Mettre à jour le visuel et le contenu des procédures VISA (Canada)
- Préparer les pochettes de voyages des participants
- Mettre à jour les fiches pays des pochettes (visuel et contenu)
- Constituer un nouveau fichier mairies pour le service Inbound
- Créer et diffuser des questionnaires de satisfaction sur le WEO aux participants et membres du staff
- Analyser et créer des bilans visuels et écrits de ces enquêtes.
Cette fonction plus théorique m'a tout autant plu que mon expérience en événementiel ! Bien que le contact avec la clientèle fut moins présent, j'ai pu toucher aux secteurs de la communication, en savoir davantage sur le secteur des organismes de séjours linguistiques tout en développant des compétences liées au tourisme. La bonne ambiance régnant dans les bureaux et la bienveillance des équipes ont fortement contribué à la réussite de ce stage de 4 semaines !
En espérant que cet article sur mon stage chez WEP t'aura plu, je vous laisse découvrir ci-dessous la petite vidéo ainsi que l'infographie que j'ai réalisées durant cette belle expérience :
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